Распределение общих расходов и архитектура ERP в холдингах с несколькими компаниями

Холдинги или группы компаний с несколькими партнерами, работающие под одной крышей, совместно используют множество ресурсов в целях повышения операционной эффективности. Это делает обязательным справедливое распределение общих управленческих расходов, затрат на человеческие ресурсы, ИТ-инфраструктуру и персонал между соответствующими компаниями. Ручное ведение этих процессов приводит к потере времени и бухгалтерским ошибкам. По этой причине необходимо настроить автоматическую инфраструктуру с помощью решений Корпоративное ПО и ERP.

Архитектура центров затрат и ключей распределения

Для безошибочной работы процессов управленческого учета затрат в первую очередь должна быть проанализирована структура затрат каждой компании и отдела. В программном обеспечении ERP для каждой статьи расходов определяются логические центры затрат.

• Прямые центры затрат: Области, где аккумулируются расходы, относящиеся исключительно к конкретной компании.
• Общие центры затрат: Пулы, где собираются накладные расходы (аренда, общие ИТ-лицензии и т. д.), которыми пользуются несколько компаний.

Для перераспределения сумм, собранных в этих пулах, между соответствующими компаниями должны быть определены правильные ключи распределения. Такие критерии, как численность персонала, доля в обороте, квадратные метры или коэффициенты использования систем, используются в качестве ключей в процессе распределения расходов.

Пошаговый процесс автоматического распределения

Для корректной работы системы следующие этапы должны быть настроены в среде ERP:

1. Определение расходов: При вводе счетов или расходных ордеров в систему они отмечаются как общие расходы и направляются на соответствующий счет пула.
2. Определение критериев: Коэффициенты, которые будут использоваться для каждой статьи распределения (например, количество сотрудников компаний), периодически заносятся в систему.
3. Создание документов разноски: Во время операций закрытия месяца автоматически формируются документы разноски и зачета в соответствии с правилами межкомпанииного учета.

Результаты и проверяемость

Благодаря созданной инфраструктуре ERP становится полностью прозрачным и проверяемым то, по каким критериям и на какую компанию были распределены затраты. Сокращаются сроки сверки в процессах межкомпанииного учета, а управленческая отчетность максимально точно отражает реальность.

Пример работы на гипотетическом сценарии

Чтобы конкретизировать работу этой архитектуры на практике, давайте рассмотрим структуру холдинга с тремя различными дочерними компаниями. В инфраструктуре Корпоративное ПО и ERP холдинга имеются центральный ИТ-отдел, используемый всеми компаниями, и расходы на облачные серверы. В конце месяца на этот общий пул выставляется счет на сумму 300 000 турецких лир. В качестве ключа распределения были определены коэффициенты потребления процессорного времени (CPU) серверов за соответствующие месяцы. Компания A потребила пятьдесят процентов ресурсов, Компания B — тридцать процентов, а Компания C — двадцать процентов. При запуске регламентов закрытия месяца автоматически активируется модуль управленческого учета затрат. Система генерирует взаимозачетные ордера таким образом, что сумма на счете пула отражается по дебету на счетах разноски соответствующих компаний в соответствии с заданными коэффициентами, а по кредиту — на общем центре затрат. Таким образом, предотвращаются ошибки ручного расчета, анализ реальной прибыльности каждой дочерней компании безошибочно передается высшему руководству, а аудиторские следы сохраняются в полном объеме.

Контрольный список для детального внедрения и управления ошибками

Для безошибочного внедрения процессов распределения расходов в многокомпактных структурах следует соблюдать комплексный контрольный список. На первом этапе план счетов и иерархия центров затрат в системе ERP должны быть настроены в соответствии с требованиями законодательства всех дочерних компаний. На втором этапе должны быть определены правила валидации, чтобы ключи распределения (количество персонала, квадратные метры, оборот и т. д.) вводились в систему ответственными лицами своевременно и корректно. В возможных ситуациях ошибок, например, при делении на ноль или определении неполного ключа распределения, должны быть настроены автоматические механизмы оповещения и очереди ошибок во избежание блокировки процессов межкомпанииного учета. Перед окончательным утверждением документов разноски за период необходимо получить отчеты по симуляции и провести сверку, предотвращая тем самым возможные несоответствия до того, как они отразятся в бухгалтерских книгах.

Источники

• Корпоративное ПО и ERP — Cy Logic Software