Консолидация процессов управления персоналом и учета рабочего времени в многофилиальных компаниях

Управление операционными процессами для предприятий с несколькими юридическими лицами, дочерними компаниями или различными филиалами требует сложной структуры. Сбор данных Управления персоналом и учета рабочего времени из разных точек в едином центре имеет решающее значение как для целостности данных, так и для соблюдения законодательства. В этом руководстве мы на технических шагах рассматриваем то, как будет консолидироваться поток данных в структурах с несколькими компаниями.

1. Картографирование источников данных и локаций

Первым шагом процесса консолидации является стандартизация механизмов сбора данных, используемых каждым филиалом или отделением. Данные, поступающие из разных точек, должны собираться в общем формате.

• Системы контроля и управления доступом: Должна быть обеспечена пересылка сырых данных входа-выхода, поступающих с биометрических устройств, систем карточных пропусков или мобильных приложений, в единую базу данных.
• Параметры на основе компаний: Должны быть сделаны определения инфраструктуры каждого юридического лица в соответствии с его собственными трудовыми нормами, часами работы и производственным календарем.

2. Управление сменами и интеграция табельного учета

В структурах с несколькими компаниями, осуществляющих деятельность в различных секторах или работающих в режиме 24/7, управление сменами является наиболее динамичной частью операции. Для решения путаницы со сменами следует предпринять следующие шаги:

• Модели гибкого планирования: Графики работы должны создаваться в соответствии с собственными операционными потребностями компаний, и эти планы должны быть интегрированы в центральную систему.
• Автоматический расчет: При обработке данных табельного учета опоздания, ранние уходы и сверхурочные работы должны автоматически рассчитываться в соответствии с предварительно определенными правилами.

3. Матрица полномочий и уровень безопасности

Для конфиденциальности и безопасности данных управления персоналом в структурах с несколькими компаниями должна быть создана строгая архитектура авторизации.

• Ролевой доступ: Менеджер каждого филиала или дочерней компании должен иметь доступ только к данным персонала в своей зоне ответственности.
• Централизованный аудит: Для высших руководителей и аудиторов, которые могут видеть всю структуру нескольких компаний целиком, должны быть разработаны экраны консолидированной отчетности.

4. Расчет заработной платы и предотвращение ошибок

Точные и утвержденные данные учета персонала, полученные в результате всех этих процессов, формируют основу для безошибочного расчета заработной платы. Благодаря правилам автоматизации, сводящим к минимуму ручное вмешательство, устраняются риски при расчете заработной платы и законных удержаний.

5. Сценарий гипотетической консолидации

Давайте рассмотрим холдинговую структуру с тремя различными юридическими лицами: первая компания работает в сфере производства, вторая — в розничной торговле, а третья — в логистике. В этой структуре производственная компания имеет систему сменной работы, розничная компания применяет гибкие часы работы, а логистическая компания включает в себя расчет премий на основе километров и рейсов. В этом сценарии для консолидации данных Управления персоналом и учета рабочего времени уникальные параметры каждой компании сначала собираются в общем интерфейсе. Данные об опозданиях с биометрических устройств на производственном предприятии и информация о чекинах через мобильные приложения в розничных магазинах нормализуются в одной базе данных. Когда в конце месяца запускаются процессы расчета заработной платы, рейсовые премии логистического персонала и сверхурочные работы производственных рабочих отчетностируются из единого центра без пересечения. Таким образом, совет директоров может анализировать затраты на рабочую силу всех компаний группы на одном экране.

6. Контрольный список реализации для управления успехом и ошибками

Успех проектов консолидации зависит от тщательно реализованных технических шагов и мер, принятых против возможных сценариев ошибок. Для бесперебойного протекания процесса следует соблюдать следующий контрольный список: во-первых, часовой пояс и местные праздничные календари каждого филиала должны быть определены в системе Управления персоналом и учета рабочего времени. Во-вторых, для предотвращения потери данных в таких ситуациях, как отключение интернета, на локальных устройствах должен быть активирован буфер памяти (offline cache). В-третьих, должны быть созданы механизмы автоматических предупреждений для выявления аномалий в данных учета персонала (например, появление в двух разных локациях одновременно). На четвертом шаге матрицы полномочий должны быть сужены, и редактирование данных должно быть разрешено только соответствующим специалистам по кадрам. Наконец, для ошибок API, которые могут возникнуть во время интеграции, должен вестись журнал (log) отслеживания, и критические несоответствия должны немедленно сообщаться технической команде.

Источники

• Управление персоналом и учет рабочего времени — Cy Logic Software