توزیع هزینه‌های مشترک و معماری ERP در گروه‌های چندشرکتی
راه‌اندازی مرکز هزینه و معماری کلید توزیع در سیستم‌های ERP برای تقسیم عادلانه هزینه‌ها و منابع مشترک در ساختارهای چندشرکتی.
هلدینگ‌ها یا شرکت‌های گروهی چندشرکتی که زیر یک سقف فعالیت می‌کنند، برای افزایش بهره‌وری عملیاتی از بسیاری از منابع به صورت مشترک استفاده می‌کنند. این وضعیت ایجاب می‌کند که به‌ویژه هزینه‌های عمومی مدیریت، منابع انسانی، زیرساخت فناوری اطلاعات و هزینه‌های پرسنلی مشترک به شکلی عادلانه بین شرکت‌های مربوطه تسهیم شود. اجرای دستی این فرآیندها منجر به اتلاف وقت و خطاهای حسابداری می‌شود. به همین دلیل، باید یک زیرساخت خودکار از طریق راهکارهای نرم‌افزار سازمانی و ERP طراحی شود.
معماری مرکز هزینه و کلید توزیع
برای عملکرد بدون خطای فرآیندهای حسابداری صنعتی، ابتدا باید ساختار هزینه‌ای هر شرکت و دپارتمان تحلیل شود. در نرم‌افزارهای ERP، مراکز هزینه منطقی برای هر ردیف هزینه تعریف می‌شوند.
- مراکز هزینه مستقیم: حوزه‌هایی هستند که هزینه‌های مربوط فقط به همان شرکت در آن‌ها جمع‌آوری می‌شود.
- مراکز هزینه مشترک: مخازنی هستند که هزینه‌های عمومی (اجاره، لایسنس‌های مشترک فناوری اطلاعات و غیره) که بیش از یک شرکت از آن‌ها خدمات می‌گیرند، در آن‌ها جمع می‌شوند.
برای انتقال مبالغ جمع‌آوری‌شده در این مخازن به شرکت‌های مربوطه، باید کلیدهای توزیع صحیحی تعیین شوند. معیارهایی مانند تعداد کارکنان، سهم گردش مالی، متر مربع یا نرخ استفاده از سیستم به عنوان کلید در فرآیند توزیع هزینه مورد استفاده قرار می‌گیرند.
فرآیند توزیع خودکار گام به گام
برای عملکرد صحیح سیستم، مراحل زیر باید در محیط ERP تعریف شوند:
- تعریف هزینه‌ها: هنگام ورود فاکتورها یا رسیدهای هزینه به سیستم، آن‌ها به عنوان هزینه مشترک علامت‌گذاری شده و به حساب مخزن مربوطه هدایت می‌شوند.
- تعریف معیارها: نرخ‌هایی که برای هر قلم توزیع استفاده خواهند شد (به عنوان مثال تعداد پرسنل شرکت‌ها) به صورت دوره‌ای در سیستم تعریف می‌شوند.
- ایجاد سندهای انعکاس: در عملیات بسته‌بندی پایان ماه، سندهای انعکاس و تهاتر مطابق با قوانین حسابداری بین شرکتی به صورت خودکار تولید می‌شوند.
نتیجه‌گیری و قابلیت حسابرسی
به لطف این زیرساخت ERP که ایجاد شده است، توزیع هزینه‌ها بر اساس چه معیاری و به چه شرکتی کاملاً شفاف و قابل حسابرسی می‌گردد. زمان‌های تسویه در فرآیندهای حسابداری بین شرکتی کوتاه‌تر شده و گزارش‌های مدیریتی واقعیت را به دقیق‌ترین شکل منعکس می‌کنند.
یک نمونه مطالعه بر اساس سناریوی فرضی
برای ملموس‌تر کردن نحوه کارکرد این معماری در عمل، ساختار هلدینگی را در نظر بگیریم که دارای سه زیرمجموعه مختلف است. در زیرساخت نرم‌افزار سازمانی و ERP هلدینگ، یک دپارتمان مرکزی فناوری اطلاعات و هزینه‌های سرور ابری وجود دارد که توسط همه شرکت‌ها استفاده می‌شود. در پایان ماه، فاکتوری به مبلغ ۳۰۰,۰۰۰ لیر ترکیه به این مخزن مشترک منعکس می‌شود. به عنوان کلید توزیع، نرخ‌های مصرف پردازنده سرور در ماه‌های مربوطه تعیین شده است. شرکت الف پنجاه درصد، شرکت ب سی درصد و شرکت ج بیست درصد مصرف منابع داشته‌اند. هنگامی که روال‌های بسته‌بندی پایان ماه اجرا می‌شوند، ماژول حسابداری صنعتی به طور خودکار وارد عمل می‌شود. سیستم سندهای تهاتر را به گونه‌ای تولید می‌کند که مبلغ موجود در حساب مخزن را بر اساس نرخ‌های تعیین‌شده به عنوان بدهکار به حساب‌های انعکاس شرکت‌های مربوطه و به عنوان بستانکار به مرکز هزینه مشترک ثبت نماید. به این ترتیب، از خطاهای محاسباتی دستی جلوگیری شده، تحلیل سودآوری واقعی هر زیرمجموعه به شکلی بدون خطا به مدیریت ارشد گزارش می‌شود و ردپاهای حسابرسی به طور کامل حفظ می‌گردند.
چک‌لیست پیاده‌سازی تفصیلی و مدیریت خطا
برای راه‌اندازی بدون خطای فرآیندهای توزیع هزینه در ساختارهای چندشرکتی، باید یک چک‌لیست جامع دنبال شود. در مرحله اول، ساختار جدول حساب‌ها و سلسله‌مراتب مراکز هزینه در سیستم ERP باید به گونه‌ای پیکربندی شود که با مقررات قانونی تمامی زیرمجموعه‌ها سازگار باشد. در گام دوم، قوانین اعتبارسنجی باید تعریف شوند تا مسئولان ورود داده، کلیدهای توزیع (تعداد پرسنل، متر مربع، گردش مالی و غیره) را به موقع و به درستی وارد سیستم کنند. در سناریوهای خطای احتمالی مانند خطای تقسیم بر صفر یا تعریف ناقص کلید توزیع، مکانیسم‌های هشدار خودکار و صف‌های خطا باید طراحی شوند تا از قفل شدن فرآیندهای حسابداری بین شرکتی جلوگیری گردد. پیش از نهایی کردن سندهای انعکاس پایان دوره، باید گزارش‌های شبیه‌سازی دریافت شده و تطبیق صورت گیرد تا از تناقضات احتمالی پیش از انعکاس به دفاتر جلوگیری شود.
منابع
- نرم‌افزار سازمانی و ERP — Cy Logic Software